Context

Dé makers van de wereld van morgen

Werken bij Arteveldehogeschool? Dat is jezelf zijn, jouw talenten ontdekken en je doelen vormgeven in een toekomstgerichte en stimulerende omgeving. We leggen de focus op de mensen achter de medewerkers. 

In hartje Gent

Gent: de stad die wij een echte thuisbasis voor onze expertise mogen noemen. En waar we ons ook helemaal thuis voelen door de diversiteit en rebels kantje. Als Arteveldehogeschool bundelen we het grootste aantal experts op één locatie. Daarmee zijn we uniek in Vlaanderen. En Gent blijft natuurlijk de wijste stad van ‘t land.

Waar staan wij voor?

Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij. Wij verleggen continu onze grenzen, samen met onze 1.700 medewerkers en 18.000 studenten. Wij zijn een gedreven expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening dat inzet op innovatie en kwaliteit. Een warme en professionele hogeschool waar we elke kans grijpen en kiezen met lef. Want wij zijn ondernemers en bricoleurs. De wereld van morgen begint hier. En die maken we samen.

Functie

Als medewerker binnen het Beleidsteam Algemeen Directeur ondersteun je de werking van de bestuurs- en overlegorganen van de organisatie. Je zorgt ervoor dat vergaderingen vlot verlopen, beslissingen correct worden verwerkt en informatie tijdig bij de juiste mensen terechtkomt.

Vergaderingen en verslaggeving

• Je bereidt vergaderingen praktisch voor (inplannen, lokalen reserveren, uitnodigingen versturen).
• Je stelt vergadermappen samen voor het komende academiejaar.
• Je maakt ontwerpverslagen en zorgt voor de publicatie van de definitieve verslagen.
• Je publiceert verslagen en protocollen (o.a. HOC) op de juiste platformen.
• Je zorgt voor een duidelijke structuur en opvolging van agenda’s en documenten.

Besluitvorming en opvolging

• Je zorgt voor de publicatie en verspreiding van genomen besluiten.
• Je waakt erover dat beslissingen snel en correct worden gecommuniceerd naar betrokkenen.
• Je vult en onderhoudt indexen en archieven.

Planning en administratie

• Je houdt verschillende kalenders up-to-date (o.a. management- en overlegkalenders).
• Je werkt mee aan de jaarplanning van vergaderingen voor het volgende academiejaar.
• Je volgt mandaten op en bereidt de nodige documenten voor (o.a. voor de Ondernemingsrechtbank).
• Je volgt accounts van leden van bestuursorganen en comités mee op.
• Je zorgt voor een correcte en actuele weergave van het organogram.

Kwaliteit en werking

• Je ondersteunt de goede werking van de participatie- en besluitvormingsorganen.
• Je helpt bij het actualiseren van afspraken, samenstellingen en reglementen.
• Je denkt mee na over hoe informatie en documenten efficiënter beheerd kunnen worden.
• Je werkt mee aan het uitrollen van een nieuwe vergaderomgeving in academiejaar 2026-27 via ingebruikname van een nieuwe softwaretool.

Evenementen en ondersteuning

• Je helpt bij de organisatie van netwerkevents en de academische opening.
• Je werkt mee aan thematische dagen en andere hogeschoolactiviteiten.
• Je staat in voor praktische ondersteuning zoals catering en geschenken.

Samenwerking en rapportering

• Je maakt deel uit van het Beleidsteam Algemeen Directeur.
• Je rapporteert aan het diensthoofd Beleidsteam Algemeen Directeur.

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma.
• Je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, organisatorische en administratieve vaardigheden en ICT- competenties.
• Je bent klantvriendelijk, contactvaardig en beschikt over een dienstverlenende houding.
• Je communiceert vlot naar studenten, collega’s en externe contacten en je bent gericht op samenwerken.
• Van cruciaal belang is dat je meedenkt: je signaleert problemen of kansen, je “ziet” het werk en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.
• Je handelt integer en in het belang van de organisatie je bent betrouwbaar en discreet.
• Je werkt zelfstandig, nauwkeurig en snel als het moet.
• Je kunt vlot werken met MS Office-pakketten (je bent vertrouwd met Word, Excel, Adobe, Outlook en PowerPoint) en kunt je snel inwerken in nieuwe tools (vb. Notula).
• Je bent vlot en diplomatisch in de omgang en weet met verschillende belanghebbenden om te gaan.

Aanbod

Wanneer verwelkomen we je graag en welk statuut kunnen we jou bieden?

Een marktconform loon en een interessant statuut:

• Salarisschaal niveau B (B11/B12/B21), afhankelijk van je ervaring.
• Opdrachtgrootte van 70% van 1/9/2026 tot 31/08/2027. We kijken samen uit naar een langdurige samenwerking. 
• Statuut: contractueel ATP B (administratief technisch personeel) bepaalde duur .

Daarnaast bieden we jou:

• Een jobinhoud afgestemd op jouw talenten. Zo word jij de beste versie van jezelf.
• Werken in de bruisende stad Gent. Dat is elke dag gratis inspiratie.
• Een team supertoffe collega’s. Daardoor kom je thuis. 
• Een uitgebreid aanbod aan opleidingsmogelijkheden en leerkansen. Omdat wij graag in jou investeren.
• Thuiswerk is beperkt mogelijk en bespreekbaar. Omdat focus maar ook jouw werk-privé balans belangrijk is.
• De hogeschool stelt een laptop ter beschikking. 
• Een aantrekkelijke verlofregeling. Want wij vinden dat hard werken dit verdient.
• Een volledige terugbetaling van jouw woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en een fietsvergoeding (0,21 euro/km). Dat is onze bijdrage aan een beter leefmilieu.

Meer informatie

• Arteveldehogeschool omarmt diversiteit als motor voor kwaliteit en groei van en voor elke student en medewerker. Een diverse en multiculturele hogeschool is immers rijker en heeft oog voor elk talent. We zetten iedereen aan om zichzelf uit te dagen en nieuwe kansen te grijpen. Zo maken we onze ambities waar en verleggen we samen grenzen.
• Solliciteren kan enkel online via https://jobs.arteveldehogeschool.be/.  We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief.  Daarnaast dagen we je ook uit om te verduidelijken hoe het profiel van deze vacature bij jou past. Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek. Alle kandidaten ontvangen een bericht na afloop van de selectieprocedure. Daarna is feedback mogelijk.
• Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met Liesbeth De Clercq, hoofd Beleidsteam Algemeen Directeur binnen het expertisenetwerk Business en Management. Met andere vragen over deze vacature of selectieprocedure, contacteer HR Partner Saartje Cromheecke.
• Al onze vacatures zijn opsplitsbaar in deelbetrekkingen of kunnen desgevallend samengevoegd worden.

Meer informatie over werken in hogescholen (informatie Vlaamse overheid).