Dé makers van de wereld van morgen

Werken bij Arteveldehogeschool? Dat is negenduust procent jezelf zijn, jouw talenten ontdekken en je doelen vormgeven in een toekomstgerichte en stimulerende omgeving. We leggen de focus op de mensen achter de medewerkers. 

In hartje Gent

Gent: de stad die wij een echte thuisbasis voor onze expertise mogen noemen. En waar we ons ook helemaal thuis voelen door de diversiteit en rebels kantje. Als Arteveldehogeschool bundelen we het grootste aantal experts op één locatie. Daarmee zijn we uniek in Vlaanderen. En Gent blijft natuurlijk de wijste stad van ‘t land.

Waar staan wij voor?

Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij. Wij verleggen continu onze grenzen, samen met onze 1.500 medewerkers en 15.000 studenten. Wij zijn een gedreven expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening dat inzet op innovatie en kwaliteit. Een warme en professionele hogeschool waar we elke kans grijpen en kiezen met lef. Want wij zijn ondernemers en bricoleurs. De wereld van morgen begint hier. En die maken we samen.

Context 

Je gaat aan de slag als onthaalmedewerker en administratief ondersteuner van de graduaatsopleidingen binnen ons expertisenetwerk (ENW) Mens en Samenleving. Dit netwerk is een referentie in bachelor- en graduaatsopleidingen, levenslang leren (postgraduaten en bijscholingen) en onderzoek in het studiegebied sociaal-agogisch werk. Je wil graag jouw passie voor de mens in al zijn aspecten en verschillende contexten binnen de maatschappij te delen. 

Functie

• Je bent medewerker van het brede team 'Beheer & Organisatie' van het expertisenetwerk 'Mens en Samenleving’, dat opleidingen administratief en organisatorisch ondersteunt in lokale deelteams verspreid over verschillende campussen.
• Jij maakt specifiek deel uit van het lokale deelteam op campus Zwijnaardsesteenweg dat bestaat uit 3 administratief medewerkers die instaan voor de ondersteuning van de Graduaatsopleidingen binnen expertisenetwerk Mens en Samenleving. 
• Je werkt nauw samen met je directe collega’s binnen hetzelfde administratieve deelteam, het hoofd van de graduaatsopleiding, de teamleiders en het docententeam van de opleiding.
• Je rapporteert aan je leidinggevende, het hoofd Beheer en Organisatie. 

Je takenpakket bestaat uit:

• Onthaal en logistieke ondersteuning voor Campus Zwijnaardsesteenweg
  • Je bent eerste aanspreekpunt voor studenten, collega's en bezoekers op de campus. Je onderneemt proactief acties om elke bezoeker in de beste omstandigheden te ontvangen op de campus. Je verzorgt de nodige wegwijs-communicatie en signalisatie om bezoekers vlot hun weg te laten vinden op de campus. Voor medewerkers ben je het aanspreekpunt als ze iets nodig hebben (brochures, kantoormateriaal, uitleenlaptop, ...)
  • Je behandelt inkomend telefoon- en mailverkeer en kanaliseert die naar de juiste contactpersoon op de campus of in de hogeschool.
  • Terwijl je het onthaal verzorgt, voer je ook taken uit die kaderen binnen logistieke dienstverlening (ontvangen van bestellingen, uitlenen van materiaal, postbedeling, ...). Je voert in dit kader ook bestelaanvragen in (catering, kantoormateriaal, ...) en volgt de leveringen op in afstemming met de dienst Aankoopbeheer.
  • Je ondersteunt het hoofd van de opleiding op vlak van administratie en organisatie (afspraken inplannen, documenten lay-outen en grafische opdrachten, printopdrachten, lokalen boeken, ...)
  • Je ondersteunt de opleiding ook op belangrijke evenementen zoals bijv. de infodagen, examenjury's, ... (je boekt de lokalen, je helpt de lokalen in de juiste opstelling te zetten, je helpt met het opzetten van banners en ander materiaal, je stuurt de uitnodigingen uit, je volgt aanwezigheden op, je bestelt catering, ...). Je bent via een beurtsysteem ook mogelijks beschikbaar op zaterdag ifv onze infodagen en/of examenpermanentie in juni.
  • Je verzamelt wekelijks de interne nieuwsberichten en zorgt voor een zorgvuldige einderedactie, zodat de berichten tijdig de deur uit kunnen.
  • Samen met een collega-onthaalmedewerker vormen jullie een goed complementair team. Jullie dragen zorg de dagdagelijkse werking en maken onderling afspraken ifv van een goede dienstverlening van het onthaal.

In afstemming met jou en het lokale deelteam wordt concreet bepaald welke verantwoordelijkheden je opneemt binnen je opdracht.

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma in een richting die uitstekende communicatieve, organisatorische en administratieve vaardigheden en sterke ICT-competenties garandeert (zoals Officemanagement, Eventmanagement, Communicatiemanagement, Logistiek Management, ...) of over relevante ervaring in een soortgelijke functie. 
• Je bent zeer klantvriendelijk en neemt ten allen tijde een dienstverlenende houding aan.
• Je beschikt over een gezonde dosis inlevingsvermogen t.a.v. studenten en collega’s.
• Je communiceert vlot naar studenten en docenten en je bent gericht op samenwerken. Je bent sterk in plannen en organiseren.
• Je kan een probleem vanuit verschillende invalshoeken bekijken en je denkt oplossingsgericht.
• Je bent stressbestendig. Je kan op piekmomenten onderscheid maken tussen wat dringend is en wat nog even kan wachten. Je stemt hierover goed af en communiceert proactief naar betrokken collega’s.
• Je bent flexibel. Op piekmomenten ben je bereid om langer door te werken. Ook voor belangrijke activiteiten (zoals bijv. infodagen, examens, …) ’s avonds of op zaterdag kunnen we op je rekenen.
• Je leert graag en snel nieuwe software programma’s of digitale omgevingen kennen (Time Edit, Bamaflex, ERP, SMART, mijn dinar, …). Vertrouwd zijn met een of meerdere van deze programma’s is een pluspunt.
• Je ICT skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Teams, …); je kennis van Excel is zeer goed.
• Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft. Je bent betrouwbaar en discreet.
• Je bent ondernemend, je denkt mee, je signaleert kansen of problemen en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.
• Beschikken over een rijbewijs B is een pluspunt.

Wij worden extra warm van kandidaten die vanuit hun culturele achtergrond, genderbeleving of persoonlijke situatie het perspectief van een minderheidsgroep kunnen binnenbrengen in de opleiding en ons team.

Aanbod

Wanneer verwelkomen we je graag en welk statuut kunnen we jou bieden?

• Salarisschaal niveau B (B11/B12/B21), afhankelijk van je ervaring.
• Opdrachtgrootte 80%
• Statuut: contractueel ATP (administratief technisch personeel)
• Contract van bepaalde duur van zodra mogelijk t.e.m. 11 juli 2025.
• Daarnaast bieden we jou:
  • Een jobinhoud afgestemd op jouw talenten. Zo word jij de beste versie van jezelf.
  • Werken in de bruisende stad Gent. Dat is elke dag gratis inspiratie.
  • Een team supertoffe collega’s. Daardoor kom je thuis. 
  • Een uitgebreid aanbod aan opleidingsmogelijkheden en leerkansen. Omdat wij graag in jou investeren.
  • Een ruime keuze aan sportsessies. Omdat we erin geloven dat een gezonde collega, een gelukkige collega is.
  • Thuiswerk is beperkt mogelijk en bespreekbaar. De hogeschool stelt een laptop ter beschikking. Omdat focus maar ook jouw werk-privé balans belangrijk is.
  • Een aantrekkelijke verlofregeling. Want wij vinden dat hard werken dit verdient.
  • Een volledige terugbetaling van jouw woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en een fietsvergoeding (0,21 euro/km). Dat is onze bijdrage aan een beter leefmilieu.
  • Een hospitalisatieverzekering bij Ethias aan een voor jou voordeliger tarief. Omdat we er ook op die mindere dagen voor jou willen zijn.

Meer informatie

• Arteveldehogeschool omarmt diversiteit als motor voor kwaliteit en groei van en voor elke student en medewerker. Een diverse en multiculturele hogeschool is immers rijker en heeft oog voor elk talent. We zetten iedereen aan om zichzelf uit te dagen en nieuwe kansen te grijpen. Zo maken we onze ambities waar en verleggen we samen grenzen.
• Solliciteren kan enkel online via https://jobs.arteveldehogeschool.be/ uiterlijk t.e.m. 20/04/2025.  We ontvangen graag jouw cv en motivatiebrief.  Daarnaast dagen we je ook uit om te verduidelijken hoe het profiel van deze vacature bij jou past. Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek. Alle kandidaten ontvangen een bericht na afloop van de selectieprocedure. Daarna is feedback mogelijk.
• Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met Wendy De Weyer (0475 72 51 51), leidinggevende van het team Beheer en Organisatie binnen het expertisenetwerk Mens en Samenleving. Met andere vragen omtrent deze vacature of selectieprocedure contacteer Liesbeth Clarisse, Coördinator HRD.
• Al onze vacatures zijn opsplitsbaar in deelbetrekkingen of kunnen desgevallend samengevoegd worden.

Meer informatie over werken in hogescholen (informatie Vlaamse overheid).