Context

Arteveldehogeschool is een expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en maatschappelijke dienstverlening, waar studenten, medewerkers en strategische partners in een motiverende omgeving samenwerken.

Waar staan wij voor?

Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij door dé makers van de wereld van morgen te vormen. Wij verleggen continu onze grenzen, samen met onze 1.500 medewerkers en 15.000 studenten. Als hogeschool hebben wij de kracht om mee te bepalen hoe de wereld van morgen eruitziet.

Werken bij Arteveldehogeschool?

Dat is jouw talenten en competenties ontwikkelen in een motiverende leer- en onderzoeksbiotoop. We leggen de focus op de mens achter elke unieke medewerker.

Word jij “onze” maker van de wereld van morgen?

Expertisenetwerk Communicatie, Media en Design:

Je gaat aan de slag binnen het expertisenetwerk (ENW) Communicatie, Media en Design. Dit netwerk is een referentie in bachelor- en graduaatsopleidingen, levenslang leren (postgraduaten en bijscholingen) en onderzoek in het studiegebied van communicatie, journalistiek en grafische en digitale media.

Binnen het expertisenetwerk maak je deel uit van het team Beheer en Organisatie.

Je werkplek situeert zich voornamelijk op Campus Mariakerke.

Functie

Je verzorgt administratieve en logistieke ondersteuning m.b.t. onderwijs en studenten:

• Je bent eerste aanspreekpunt voor bezoekers, studenten en collega's op de campus. Je onderneemt pro-actief acties om elke bezoeker in de beste omstandigheden te ontvangen op de campus. Je verzorgt de nodige wegwijs-communicatie en signalisatie om bezoekers vlot hun weg te laten vinden op de campus.
• Je behandelt inkomend telefoon- en mailverkeer en kanaliseert die naar de juiste contactpersoon op de campus of in de hogeschool. Je bent verantwoordelijk voor de info-mailbox van een aantal opleidingen en beantwoordt zorgvuldig de vragen van (kandidaat)studenten. 
• Terwijl je het onthaal verzorgt, voer je ook taken uit die kaderen binnen logistieke dienstverlening (ontvangen van bestellingen, uitlenen van materiaal, postbedeling...) Je voert in dit kader ook bestelaanvragen in (catering, kantoormateriaal ...) en volgt de leveringen op in afstemming met de dienst Aankoopbeheer. 
• Je bent het aanspreekpunt voor studenten voor alles wat betreft inschrijving, indeling in klasgroepen, afwezigheid, attesten en rapporten.
• Logistieke ondersteuning bij evenementen en vergaderingen.
• Je volgt de klusjesdienst, de schoonmaakploeg, het groenonderhoud op in samenspraak met de centrale diensten en onderhoudt contacten met de Lijn voor de rechtstreekse bussen naar de campus.

Je bent ook actief betrokken bij allerhande ondersteunende opdrachten, zoals:

• concrete administratieve hulp en ondersteuning aan de leden van het opleidingsmanagementteam;
• logistieke organisatie van opleidingsinitiatieven en -evenementen zoals studiedagen en vergaderingen;
• opmaak en vormgeving van opleidingsgebonden en informatieplatformen;
• financiële en personeelsadministratie.
  

Je ondersteunt en werkt nauw samen met het opleidingshoofd en de teamleiders in campus Mariakerke en rapporteert aan het hoofd Beheer en Organisatie.

Profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma en dat situeert zich bij voorkeur in een richting die uitstekende administratieve vaardigheden en ICT-competenties garandeert (bijvoorbeeld Officemanagement, Informatica,...). 
• Je bent klantvriendelijk en beschikt over een dienstverlenende houding. Je haalt er plezier uit om studenten, collega’s en externen verder te helpen.
• Je communiceert vlot naar studenten, collega’s en externe contacten en je bent gericht op samenwerken.
• Je bent sterk in administratie.
• Je hebt uitmuntende ICT-skills: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen, je kennis van Excel is zeer goed. Kunnen werken met Adobe CC is een mooie plus. Je leert graag en snel nieuwe softwareprogramma's kennen.
• Je bent sterk in plannen en organiseren en je hebt hierin aantoonbare ervaring. 
• Je bent betrouwbaar en koppelt spontaan terug naar de verschillende stakeholders.
• Van cruciaal belang is dat je meedenkt en proactief bent: je signaleert problemen of kansen, je “ziet” het werk en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op. 
• Je bent stressbestendig en flexibel en hebt geen probleem om te switchen tussen een veelheid aan verschillende taken die binnenkomen op het onthaal.
• Je bent een teamplayer en je kan zelfstandig werken.
• Je kunt mensen aansturen, maar steekt ook graag zelf de handen uit de mouwen en bent bereid om ook logistieke taken op te nemen (catering, zaalplanning, onthaal …).
• Je handelt integer en in het belang van de organisatie.
  

Aanbod

• Opdrachtgrootte van 80% - 100%.

• Statuut: statutair ad interim: van 17/04/2023 tot eind mei/begin juni 2023, mogelijks verlengbaar.

• Aanstelling als lid van het ATP (Administratief en Technisch Personeel) in salarisschaal niveau B (bachelor) (B11/B12/B21, afhankelijk van je ervaring).

 Lees meer over het statuut en de arbeidsvoorwaarden. 

Meer informatie

Arteveldehogeschool omarmt diversiteit als motor voor kwaliteit en groei van en voor elke student en medewerker. Een diverse en multiculturele hogeschool is immers rijker en heeft oog voor elk talent. We zetten iedereen aan om zichzelf uit te dagen en nieuwe kansen te grijpen. Zo maken we onze ambities waar en verleggen we grenzen.

Solliciteren kan enkel online via de jobapplicatie. We ontvangen graag jouw CV en motivatiebrief, uiterlijk op 26/03/2023. Op basis hiervan zal de eerste selectie gebeuren. Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek dat zal plaatsvinden op woensdagnamiddag 29 maart. Alle kandidaten ontvangen in elk geval een bericht, waarna feedback mogelijk is. Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met Pieter Vandaele (hoofd Beheer en Organisatie). Met andere vragen over de selectieprocedure, contacteer Sophie Lersch (coördinator HRD expertisenetwerk Communicatie, media en design). 

Al onze vacatures zijn opsplitsbaar en kunnen desgevallend samengevoegd worden met andere vacatures.